BLOG

Otomasyon, en basit anlamıyla, sürekli tekrarlanan robotik işlerin belirli bir kodlama alt yapısı sayesinde yapay zekaya bırakılmasını ifade ediyor. Aslında sadece bu tanımdan bile, e-ticaret ve dijital pazarlama süreçlerindeki bir çok iş kaleminin otomasyona çok uygun olduğunu anlayabiliyoruz.

E-ticaret insan olmadan yapılabilecek bir iş değil. Çünkü sürekli değişen, sürekli yeni trendlere ve müşteri beklentilerine adapte olunması gereken bir alan. Ancak standart iş akışından neredeyse hiç çıkmayacak bir çok süreç de mevcut. İşte bu süreçler için otomasyon kurulumu, firmaları zaman kazanma, eleman maliyetlerini düşürme ve hata (human error) oranını azaltma anlamında rakiplerinin önüne geçirecektir. Buradan arta kalan kaynaklar da hacmi büyütmeye ve satış & pazarlama faaliyetlerine ayrılabilir. İdeal bir senaryoda, e-ticaret ve dijital pazarlama operasyonlarının %80-90’ı rahatlıkla otomasyon marifetiyle yönetilebilir.

Son yıllarda, özellikle de pandemi sonrasında e-ticarete artan talep, dolayısıyla artan ölçek ve birim zaman başına artan sipariş sayıları nedeniyle otomasyon artık lüks olmaktan çıktı diyebiliriz. Bu ihtiyaca yönelik de otomasyonu bütünsel ele alıp bir çok otomasyonu tek uygulamada sunmaya çalışan yazılımların yanında, bütünün her bir minik parçası için piyasada ayrı bir app & yazılım da bulmak mümkün artık.

Yazının devamında geleneksel stoklu e-ticaret yapan bir işletme için madde madde nasıl bir otomasyon sistemi kurulabilir, bundan bahsedeceğim.

Peki Neler Otomatize Edilebilir?

Bu noktada, markaşef’in temellerinin atıldığı, benim e-ticaret serüvenimin başladığı RoboKolik’i örnek verebilirim. RoboKolik, robotik kodlama ekipmanları ve çeşitli elektronik malzemeler ithal edip yurt içi piyasalarda satış yaptığımız bir başka şirketimiz. 2020 Mayıs’a kadar yoğun şekilde e-ticaret operasyonu da yürüttüğümüz RoboKolik’in hedef kitlesi çoğunlukla eğitim sektöründe yer alıyor. Pandemi nedeniyle eğitim faaliyetlerinin çok büyük oranda azalması nedeniyle tamamen toptan satışa kanalize ettiğimiz RoboKolik’in e-ticaret otomasyonu anlamında izlediği yolu tek cümleyle ifade etmek gerekirse:

Ürünlerin depoya girdiği noktadan, siparişin müşteriye teslim edildiği noktaya kadar paketlemenin bir kısmı ve canlı müşteri ilişkileri hariç, neredeyse her şey otomatik ilerliyordu.

Burada kurduğumuz ve şu anda bu sistemi kurmaya uygun olan bütün müşterilerimize şiddetle tavsiye ettiğimiz süreç, madde madde şu şekilde:

• Üretim:

Burası tamamen e-ticaret süreci içinde değerlendirilemeyecek olsa da, son dönemde e-ticaretin sağladığı imkanlar sayesinde direk üreticiden son kullanıcıya satışın (D2C) artıyor olması nedeniyle dahil etmek istedim. Üretim tarafında zaten otomasyon oturmuş bir konu. Üretim planlama yazılımlarından ERP’lere kadar bütün süreç içerisinde otomasyonun payı büyük. Bu çok detaylı ve ayrı bir konu olduğu için sadece zincirin ilk halkası olarak eklemek istedim.

• Tedarik:

E-Ticaret sürecinin ilk adımı olan tedarik tarafında ise bir kaç alanda otomasyon imkanı mevcut. Burada yine bir örnek üzerinden devam edelim. Sattığınız ürünleri belirli bir toptancıdan tedarik ettiğimizi, ya da yurt dışından ithal ettiğinizi düşünelim. Ürünlerin depomuza ulaştığı noktada gelen paketlerin üzerlerinde bir çok barkod yer alır. Bu barkodlardan bazıları paketin içeriğine, toplam paketin ve tekil ürünlerin desi bilgilerine, paketteki ürün sayısına, varyantlara, ürün fiyatlarına dair v.s. bilgiler içerir. Bazı barkodlar ürünün lojistik sürecine dair detaylar içerir. Bu barkodlar, bizim otomasyon sürecimizin başlangıcı için çok önemli. Burada paket kimden ve hangi taşıyıcı firma ile gelmişse onlarla kendi sistemimiz arasındaki entegrasyon sayesinde, bu bilgilerin kendi sistemimize tek bir barkod okuması ile yansıması sağlanabilir. Bu da gelen paketin üzerindeki barkodun okutulmasıyla, kullandığımız ERP ya da diğer stok & ürün & ön muhasebe takip sistemimize pakete dair bütün bilgilerin aktarılması, dolayısıyla stokların satış yaptığımız her noktada anında güncellenmesi, fiyatların yeni gelen fiyatlara göre belirlediğimiz çarpanlarla yeniden düzenlenmesi, adet bazlı olarak devreye girmesini istediğimiz kampanya kurgularının başlaması gibi bir çok işlemin tetiklenmesini sağlayabilir.

• Dijital Pazarlama ve Satış:

Dijital pazarlama, belki de e-ticaret süreçleri içerisinde %100 otomatize edilebilecek tek alan diyebiliriz. Ancak insanla birebir ilintili bir alan olduğu için %100 otomasyona geçilmesini çok da tavsiye etmeyiz. En azından raporlama / analiz ve yeniden strateji geliştirerek yeni bir akış (funnel) kurulması kısmı her zaman insanlar tarafından yapılmalı. Bunun yanında, potansiyel müşterilerimizin bu akışlara nasıl tepki verdiğini çok iyi analiz etmeli, eğer son kullanıcı ya da “lead” dediğimiz potansiyel müşterimiz bir noktada bu funnel’ı terk ediyorsa orada insan girdisine ihtiyaç olabilir. Bu çok iyi analiz edilmeli.

Ancak bunun dışında, farklı reklam setleri, doğru hedef kitle analizi ve A/B testleri ile pekala başarılı otomatize kampanya kurguları yakalanabiliyor. Dediğim gibi, önemli olan sürekli olarak verileri takip etmek.

• İndirim ve Kampanya Yönetimi

Bu kısım da hepimizin malumu. Müşterilerimizin sitemizde bıraktığı belirli bilgilere, verilere ve alışveriş ya da yapılmayan alışverişlerinden elde ettiğimiz verilere odaklı olarak yapabildiğimiz otomatik fiyatlama değişiklikleri, exit-intend pop-up’lar, terkedilmiş sepete sonradan gönderilen e-postalarda verilen indirim kodları, müşterinin alışveriş sıklığına odaklı sağlanan anlık hediyeler, re-marketing indirimleri, yeniden siparişe özel kampanyalar, anlık sepet indirimleri v.s. hepsi bu kapsamda değerlendirilebilir.

• Sipariş ve Fatura Yönetimi

Bu alan, kolaylıkla ve nispeten ufak bir bütçe ile otomatize edilebilen, firmalarımızın geleneksel e-ticaret yönetimine alışmış olmaları nedeniyle bir türlü adapte olamadıklarını düşündüğümüz bir alan. Eminim hepiniz entegratör firmaların nasıl çalıştığını biliyorsunuz. Tek noktadan entegre edebileceğimiz bütün platformlarla entegre olup tek noktadan toplu işlemler yapabildiğimiz, ürün listeleyip siparişleri tek noktadan yönetebildiğimiz yazılımlar. Biz e-ticaret otomasyonu dediğimizde, bütün bu süreçlerin otomatik yürütüldüğü bir sistem kurguluyoruz. Sipariş geldiğinde her noktadan stok düşer, sipariş barkod çıktıları toplu olarak alınır ve paketlenir. Paket kargo firmasına teslim edilir ve kargo firması paket üzerindeki barkodu okuttuğu anda platforma takip no beslenir, müşteriye kargo maili ve takip bilgisi gider, otomatik e-faturası düzenlenir ve o da ayrı bir mail olarak gider. Bu sistemin ne kadar hız kazandırdığını örnekle belirtmek gerekirse, bu sistemi kurmadan önce bir müşterimizin tek ürünlü bir paket için harcadığı toplam süre (fatura kesmek dahil) yaklaşık 6dk. iken, bu sistemden sonra 30 sn.’ye düşüyor. Bu da neredeyse hiç fiziki kapasite arttırımı yapmadan, günlük sipariş çıkış kapasitenizin tam 12 kat artması demek. Çalışan maliyetlerini, harcanan kağıt ve toner maliyetini ve daha bir çok maliyeti azaltmanız da cabası.

• Kargo, Teslimat ve İade Yönetimi

Kargo firmaları çok fazla paketle uğraştıkları için bu noktada çok daha başarılı seviyedeler. Ancak e-ticaret firmalarının kargolarla ilgilenme tarafında hala çok fazla boşluk mevcut. Bizim için paketlerdeki barkodlar bir çok otomasyona kapı açabilen değerli anahtarlar. Bunları kullanmamız gerekiyor. Paket hem çıkarken, hem de geri döndüğünde. Çoğu zaman paket iade edildiğinde gittiği gibi dönmediği için bu noktada sıkıntı yaşayabiliyoruz ancak bu durumlarda da kargo firmasıyla sağlam bir entegrasyon sorunları çözüyor.

Özet

Bütün bu alanlarda ve daha bir çok alanda e-ticaret otomasyonuna açık bir çok nokta mevcut ve yazılımlar geliştikçe yeni alanlar da açılıyor. Bu sistem kurulduğunda sadece ürün ekleyerek bir çok mekanizmayı tetikleyebiliyorusunuz. Operasyonu bu derece kolaylaştıran bir sistem, ölçekli firmalar için olmazsa olmaz; ancak büyümek isteyen küçük ölçekli firmalar için de oldukça akıllıca bir yatırım.